Copia de siguranță pentru emailurile și setările Outlook

Acest articol descrie cum să realizați automat sau manual o copie de siguranță pentru Microsoft Outlook. Dacă utilizați frecvent Outlook și vă bazați pe el pentru comunicare, programări sau gestionarea contactelor, atunci sigur realizați cât este de important să aveți toate datele păstrate în siguranță.

On this page: Cum să configurați o copie de siguranță pentru Outlook folosind Backup4all Cum să identificați locațiile fișierelor MS Outlook Limitările copiei de siguranță pentru fișiere în lucru

Apăsați pe butonul Video Tutorials pentru a vedea cum să realizați automat copia de siguranță pentru Outlook:

 
Video Tutorials

Imaginați-vă ce s-ar întâmpla dacă dintr-o dată computerul dumneavoastră s-ar defecta și ați pierde toate informațiile din Outlook. Cea mai sigură metodă să vă protejați datele, este să salvați cu regularitate datele din Microsoft Outlook (emailuri, informațiile din calendar, contactele, etc.) și să le păstrați pe un disc amovibil cum ar fi dispozitive media externe, discuri Blu-ray/DVD sau locații FTP/SFTP la distanță.

Detalii:

Aproape toate informațiile din Outlook sunt păstrate în fișierele .pst, ceea ce înseamnă că prin salvarea acestor fișiere, vă protejați următoarele informații: Emailurile (din toate directoarele, inclusiv elementele arhivate), Intrările din calendar, Contacte, Activități și Note. Pentru a avea o copie completă pentru datele din Outlook, nu este suficient doar copierea fișierelor .pst, trebuie copiate și următoarele elemente:

  • Agenda personală 
  • Agenda offline (2010)
  • Reguli
  • Semnături
  • Foaie de scris și Șabloanele
  • Meniul sau personalizările din bara de instrumente
  • Porecle ale persoanelor de contact
  • Setări panou de navigare (acest fișier include legături spre Comenzi rapide, Calendar și Contacte).
  • Dicționar
  • Setări Trimitere/Primire
  • Stiluri imprimare
  • Forme personalizate
  • Extensii înregistrate Microsoft Exchange

Cum să configurați o copie de siguranță automată pentru Outlook (2010, 2007, 2003)

Backup4all este un program pentru salvarea datelor, ce vă permite copierea automată a datelor din Outlook. Trebuie doar să definiți o copie de siguranță în care să configurați câteva setări (cum ar fi destinați copiei de siguranță, ora de execuție, tipul de copie utilizat) și astfel, datele dumneavoastră din Outlook vor fi salvate cu regularitate (dacă alegeți să o programați).
Mai jos găsiți pașii ce trebuie urmați pentru a crea o copie de siguranță nouă pentru datele din Microsoft Outlook:

  1. Descărcați și instalați Backup4all de aici (dacă nu îl aveți deja instalat): Descarcă Backup4all
  2. Deschideți Backup4all și selectați Fișier->Copie nouă (Ctrl+N).
  3. Pe prima pagină, introduceți un nume pentru copia de siguranță în câmpul Numele copiei de siguranță. Alegeți o destinație unde doriți să salvați copia de siguranță și apoi apăsați Următor.
  4. Pe pagina Ce doriți să copiați selectați Microsoft Outlook și apăsați Următor.
  5. Selectați tipul copiei de siguranță și alegeți dacă doriți să criptați copia sau nu. Apăsați Următor.
  6. Selectați cât de des doriți să rulați copia de siguranță și apăsați Salvare. Noua copie de siguranță va apare în lista din stânga.
  7. Apăsați Executare (F6) pentru a începe salvarea datelor Microsoft Outlook sau așteptați să ruleze automat la data si ora programată.

Datele Outlook sunt stocate în fișiere “.pst”. Există un fișier .pst asociat la fiecare director de email definit în Outlook. Aceste fișiere pot sa devină foarte mari dacă aveți multe emailuri, iar dacă are loc o mică schimbare în fișier (ex. primiți un nou email), întregul fișier .pst va fi marcat ca “modificat”. La execuția copiei de siguranță, întregul fișier va fi copiat deoarece nu puteți copia doar modificările din fișierul .pst. Din acest motiv, este recomandat să folosiți tipul de copie Completă sau Imagine (și nu Diferențială sau Incrementală). De asemenea, este recomandat să limitați numărul de versiuni ale copiei de siguranță salvate, pentru a economisi spațiul de stocare.

Acest video vă arată cum se poate configura execuția automată a copiei de siguranță pentru Backup Outlook 2010:

Dacă utilizați Outlook 2007, video-ul de mai jos vă arată cum să creați o copie de siguranță:

Pentru Outlook 2003, urmăriți tutorialul de mai jos:

Cum să realizați manual copia de siguranță pentru Microsoft Outlook

Cea mai simplă metodă de a copia datele din Outlook, este prin utilizarea unui program specializat care automatizează procesul, precum am descris în secțiunea anterioară. Dacă doriți, puteți realiza manual copia de siguranță pentru Outlook prin copierea fișierelor/directoarelor într-o destinație specificată. Aceasta are dezavantajul că durează mult timp pentru a indentifica toate fișierele, fără să menționăm că pentru a le restabili fișierele, trebuie să urmați aceeași pași din nou. Mai jos puteți vedea locațiile fișierelor/directoarelor ce trebuie salvate pentru diferite versiune de Outlook.

Outlook 2010

Calea pentru fiecare fișier/director ce trebuie copiat, este specificată mai jos (cu caractere italice, calea conține variabile globale  pe care le puteți copia în Windows Explorer împreună cu caracterele %%, ele vor fi recunoscute automat):

  • Fișier de date Personale (.pst)
    %userprofile%\Local\Microsoft\Outlook
  • Fișier de date Outlook (.ost)
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Agendă personală (.pab)
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Agendă offline (.oab)
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Setări panou de navigare (.xml)
    %appdata%\Outlook\profile name.xml
  • Extensii înregistrate Microsoft Exchange (.dat)
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Reguli (.rwz)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Stiluri de imprimare (Outlprnt fără extensie)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Semnături (.rtf, .txt, .htm)
    %appdata%\Microsoft\Signatures
  • Foaie de lucru (.htm)
    %commonprogramfiles%\Microsoft Shared\Stationery
  • Forme personalizate
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Forms
  • Dicționar (.dic)
    %appdata%\Microsoft\UProof
  • Șabloane (.oft)
    %appdata%\Roaming\Microsoft\Templates
  • Setări Trimitere/Primire (.srs)
    %appdata%\Roaming\Microsoft\Outlook
  • Mesaje (.msg, .htm, .rtf)
    %userprofile%\Documents

Outlook 2007

Calea pentru fiecare fișier/director ce trebuie copiat este menționată mai jos:

  • Fișier de date Personale (.pst)
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Agendă personală (.pab)
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Bara de comandă și personalizările meniului (.dat)
    %appdata%\Microsoft\Outlook\outcmd.dat
  • Setări panou de navigare (.xml)
    %appdata%\Outlook\profile name.xml
  • Extensii înregistrate Microsoft Exchange (.dat)
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Porecle ale persoanelor de contact Outlook (.nk2)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Reguli (.rwz)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Stiluri de imprimare (Outlprnt fără extensie)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Semnături (.rtf, .txt, .htm)
    %appdata%\Microsoft\Signatures
  • Foaie de scris (.htm)
    %commonprogramfiles%\Microsoft Shared\Stationery
  • Machete particularizate
    %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Forms
  • Dicționar (.dic)
    %appdata%\Microsoft\UProof
  • Șabloane (.oft)
    %appdata%\Microsoft\Templates
  • Setări Trimitere/Primire (.srs)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Mesaje (.msg, .htm, .rtf)
    %userprofile%\Documents

Outlook 2003

Calea pentru fiecare fișier/director ce trebuie copiat este menționată mai jos:

  • Fișier de date Personale (.pst)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Agendă personală (.pab)
    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
  • Bara de comandă și personalizările meniului (.dat)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Setări panou de navigare (.xml)
    %appdata%\Microsoft\Outlook\Outlook.xml
  • Extensii înregistrate Microsoft Exchange (.dat)
    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
  • Porecle ale persoanelor de contact Outlook (.nk2)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Reguli (.rwz)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Stiluri de imprimare (Outlprnt with no extension)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Semnături (.rtf, .txt, .htm)
    %appdata%\Microsoft\Signatures
  • Foaie de scris (.htm)
    %appdata%\Microsoft\Stationary
  • Machete particularizate
    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms
  • Dicționar (.dic)
    %appdata%\Microsoft\Proof
  • Șabloane (.oft)
    %appdata%\Microsoft\Templates
  • Setări Trimitere/Primire (.srs)
    %appdata%\Microsoft\Outlook
  • Mesaje (.msg, .htm, .rtf)
    %userprofile%\My Documents

Limitările copiei de siguranță pentru fișiere în lucru

Backup4all utilizează serviciul Volume Shadow Copy care permite copierea fișierelor în lucru de pe partiții NTFS, având sistemul de operare Windows 7/Vista/XP/2008/2003. Așadar puteți efectua copia de siguranță pentru Outlook fără a fi necesară închiderea sa, dacă sunt respectate câteva condiții:

  • computerul ruleaza Windows 7, Windows 2008 Server, Windows Vista, Windows XP sau Windows 2003
  • datele Microsoft Outlook nu sunt copiate de pe rețea
  • datele Microsoft Outlook se află pe o partiție formatată NTFS
  • serviciul VSS (Volume Shadow Service) rulează și este configurat corect

Dacă una din condiții nu este îndeplinită, Outlook trebuie închis înainte de efectuarea copiei de siguranță (în caz contrar, fișierele în lucru vor fi ignorate).

Se aplică la:

  • Backup4all 3 sau mai nou
  • Outlook 2003
  • Outlook 2007
  • Outlook 2010
  • Windows XP
  • Windows Server 2003
  • Windows Vista
  • Windows 7

Comentarii


NEW: Backup4All 7.1.241